สายงานทางด้านสินเชื่อ
การจัดองค์กรเพื่อการบริหารงานสินเชื่อภายในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งควรจะพิจารณาและวิเคราะห์ให้รอบคอบถึงหน้าที่ ตลอดจนวัตถุประสงค์ของธุรกิจนั้นๆ ในการจัดตั้งหน่วยงานการบริหารสินเชื่อขึ้นมา เนื่องจากธุรกิจแต่ละประเภทต่างก็มีความต้องการงานด้านบริหารสินเชื่อแตกต่างกันออกไป
ความสำคัญของการจัดองค์การสำหรับงานด้านบริหารสินเชื่อ
การจัดองค์กรเพื่อการบริหารงานสินเชื่อภายในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งควรจะพิจารณาและวิเคราะห์ให้รอบคอบถึงหน้าที่ ตลอดจนวัตถุประสงค์ของธุรกิจนั้นๆ ในการจัดตั้งหน่วยงานการบริหารสินเชื่อขึ้นมา เนื่องจากธุรกิจแต่ละประเภทต่างก็มีความต้องการงานด้านบริหารสินเชื่อแตกต่างกันออกไป ดังนั้น ความต้องการของธุรกิจแต่ละประเภทที่แตกต่างกันก็จะเป็นปัจจัยสำคัญในการกำหนดขนาดและลักษณะของการจัดองค์การสำหรับหน่วยงานบริหารสินเชื่อ นอกจากนี้ การจัดโครงสร้างของหน่วยงานบริหารสินเชื่อจึงมีความสำคัญ โดยจะต้องพยายามให้เกิดความแน่นอนและสม่ำเสมอในการปฏิบัติหน้าที่ต่างๆ
การจัดโครงสร้างสายงานทางด้านสินเชื่อ ย่อมขึ้นอยู่กับลักษณะและนโยบายของแต่ละธุรกิจเป็นหลักสำคัญ โดยพิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังต่อไปนี้ประกอบด้วย
1. ประเภทของธุรกิจ
- ธุรกิจประเภทผลิตสินค้าเพื่อขาย
- ธุรกิจประเภทให้บริการ
2. ขนาดการให้บริการทางด้านสินเชื่อ
3. ลักษณะของการให้บริการต่างๆ ทางด้านสินเชื่อ
4. การมอบหมายภาระหน้าที่งานด้านสินเชื่อ และการเรียกเก็บหนี้
5. ประเภทของลูกค้า
- ธุรกิจที่มีลูกค้าหลายประเภท (ธุรกิจที่ผลิตสินค้าหลายประเภท)
- ธุรกิจที่มีลูกค้าประเภทเดียว
6. จำนวนและคุณภาพลูกหนี้
7. ลักษณะการขายสินค้าของธุรกิจ
- ธุรกิจที่มีการขายสินค้าและให้บริการที่มีมาตรฐานแน่นอน
- ธุรกิจที่มีการขายสินค้าและให้บริการที่มีมาตรฐานไม่แน่นอน
หน้าที่งานทางด้านสินเชื่อ
หน้าที่โดยทั่วไป |
หน้าที่โดยตรง |
1. พัฒนาธุรกิจทางด้านสินเชื่อ |
1. ทางด้านการตลาด |
รูปแบบต่างๆ ของการจัดโครงสร้างสายงานขององค์การเพื่องานบริหารด้านสินเชื่อ
เราสามารถนำการจัดโครงสร้างองค์การสำหรับหน่วยงานธุรกิจมาเป็นแนวทางเพื่อใช้ในการพิจารณาการจัดโครงสร้างองค์การสำหรับงานบริหารสินเชื่อได้ โดยสามารถแบ่งเป็น 3 ลักษณะดังต่อไปนี้คือ
1. การจัดสายงานบริหารสินเชื่อแบบการบริหารงานหลัก (Line Structure) เจ้าหน้าที่สินเชื่อจะรับคำสั่งและรายงานโดยตรงต่อฝ่ายบริหารระดับสูง ส่วนใหญ่จะใช้กับฝ่ายสินเชื่อของสถาบันการเงินต่างๆ เนื่องจากเป็นลักษณะการจัดสายงานที่เข้าใจได้ง่ายและเป็นที่รู้จักกันโดยทั่วไป แต่เจ้าหน้าที่สินเชื่อจะเรียนรู้งานเฉพาะทางด้านสินเชื่อเพียงอย่างเดียว (Specialist) ซึ่งอาจจะประสบปัญหาในการเลื่อนตำแหน่งในด้านบริหาร ถ้าขาดการฝึกอบรมที่ดีและเหมาะสมเพื่อเพิ่มพูนความรู้ในงานด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานด้านบริหาร
ภาพแสดงการจัดโครงสร้างงานบริหารสินเชื่อแบบการบริหารงานหลัก
การบริหารงานแบบสายงานหลัก (Line Structure) เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็ก การดำเนินงานไม่ซับซ้อน และการดำเนินงานไม่มีการเปลี่ยนแปลงมากนัก
ข้อดี : 1. แสดงสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน
2. กำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบแน่นอน
3. การติดต่อในหน่วยงานต่างๆ ทำได้อย่างรวดเร็ว
4. ลักษณะการจัดองค์กรเป็นแบบพื้นฐาน ง่ายต่อการเข้าใจ
5. ปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงการจัดองค์กรได้ง่าย
6. สะดวกต่อการควบคุมการปฏิบัติงาน
ข้อเสีย : 1. การปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ อาจไม่ครอบคลุมขอบเขตทั้งหมด
2. ทำให้องค์กรเกิดปัญหาในการมีผู้บริหารระดับสูงที่ไม่เหมาะสม
3. ขาดคำแนะนำในเชิงสร้างสรรจากงานในสายที่มีที่ปรึกษา
2. การจัดสายงานบริหารสินเชื่อแบบการบริหารงานโดยมีที่ปรึกษา (Line & Staff Stucture) เป็นการจัดสายงานที่มีผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้ความสามารถมาช่วยเหลือให้คำแนะนำ แต่การตัดสินใจในการปฏิบัติงานยังคงขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ที่ปรึกษาจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในงานเฉพาะด้าน แต่ไม่มีหน้าที่ในการพิจารณาและประเมินผลการปฏิบัติงาน เพียงให้คำแนะนำแก่ผู้ปฏิบัติงานตามสายงานหลักเท่านั้น การตัดสินใจยังคงขึ้นกับผู้ปฏิบัติงานโดยตรง การจัดสายงานเช่นนี้จะก่อให้เกิดปัญหาความขัดแย้งระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยตรงและที่ปรึกษาได้ เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานตามสายงานจะมีความเห็นว่าตนเป็นผู้ปฏิบัติงานโดยตรงและเป็นผู้ที่เจอกับงานนั้นๆ จริง
ภาพ แสดงการจัดโครงสร้างงานบริหารสินเชื่อแบบการบริหารงานโดยมีที่ปรึกษา
การบริหารงานแบบสายงานหลัก & สายงานที่ปรึกษา (Line& Staff Stucture) นี้ ธุรกิจส่วนใหญ่นิยมใช้เพราะมีประสิทธิภาพสูง แต่ควรทำการศึกษาและวิเคราะห์ข้อดี-ข้อเสียให้เหมาะสมกับหน่วยงาน
ข้อดี : 1. การบริหารงานมีหลักการและมีเหตุมีผล
2. กำหนดสายการบังคับบัญชาชัดเจน
3. มีหน่วยงานให้คำแนะนำปรึกษาโดยเฉพาะ
4. เป็นการแบ่งเบาภาระหน้าที่ของผู้บริหารตามสายงานหลัก
ข้อเสีย : 1. มีลักษณะซับซ้อน
2. มีความคล่องตัวน้อยกว่าแบบ Line Structure
3. มักเกิดความขัดแย้งระหว่างสายงานหลักและสายงานที่ปรึกษา
3. การจัดสายงานบริหารสินเชื่อแบบการบริหารงานตามหน้าที่งาน (Functional Structure) เจ้าหน้าที่สินเชื่อจะต้องรับคำสั่งและรายงานการปฏิบัติงานทางด้านสินเชื่อแก่ผู้รับผิดชอบโดยตรงทางด้านสินเชื่อ สำหรับการปฏิบัติงานด้านอื่นๆ ก็จะปฏิบัติตามคำสั่งและรายงานการปฏิบัติงานหรือปัญหางานในด้านอื่นๆ แก่หัวหน้างานด้านอื่น ซึ่งจะเห็นได้ว่า การจัดสายงานในลักษณะเช่นนี้ ผู้ปฏิบัติงานด้านสินเชื่อจะมีผู้บังคับบัญชามากกว่า 1 คน ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
ภาพ แสดงการจัดโครงสร้างการบริหารสินเชื่อแบบการบริหารตามหน้าที่งาน
การบริหารงานแบบหน้าที่งาน (Functional) นี้ ไม่ค่อยนิยมเท่าใดนัก เพราะมักเกิดปัญหาเมื่อมีผู้บังคับบัญชาหลายคน อาจทำให้เกิดความขัดแย้งในการทำงานระหว่างกัน
ข้อดี : 1. ให้โอกาสแก่บุคคลที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
2. เปิดโอกาสให้บุคคลเรียนรู้การทำงานและรับทราบการทำงานในหน่วยงานอื่น
3. ลดภาระงานของผู้จัดการตามสายงาน
4. ช่วยแก้ปัญหาในบางเรื่อง หากมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมานำเสนอเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหา
ข้อเสีย : 1. สายการบังคับบัญชาไม่ชัดเจน อาจมีหัวหน้ามากกว่า 1 คน
2. เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน
3. เกิดการผลักภาระความรับผิดชอบ
4. ซับซ้อนและยุ่งยาก
ธุรกิจสามารถจะนำการจัดสายงานตามหลักการดังกล่าวทั้ง 3 ลักษณะข้างต้นนั้นมาปรับปรุงให้เหมาะสมกับการดำเนินงานของธุรกิจให้มากที่สุด โดยอาจจะไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามลักษณะใดลักษณะหนึ่ง แต่อาจจะจัดโครงสร้างในลักษณะผสมหรือลักษณะอื่นๆ ก็ได้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และขอบเขตในการปฏิบัติงานที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้ได้โครงสร้างสำหรับการดำเนินธุรกิจที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละองค์กร
การจัดโครงสร้างสำหรับงานบริหารด้านสินเชื่อของธุรกิจทั่วๆ ไป ยังสามารถจัดได้อีกประเภทหนึ่ง คือ การบริหารสินเชื่อแบบรวมอำนาจและการบริหารสินเชื่อแบบกระจายอำนาจ
1. การบริหารสินเชื่อแบบรวมอำนาจ (Centralization) เป็นการบริหารงานที่อำนาจหน้าที่ส่วนใหญ่จะรวมอยู่ที่ผู้บริหารคนใดคนหนึ่ง ซึ่งปฏิบัติงานที่สำนักงานใหญ่ การตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ขึ้นอยู่กับผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อที่สำนักงานใหญ่ ลักษณะเช่นนี้จะทำให้นโยบายสินเชื่อและการปฏิบัติงานเป็นไปในแนวทางเดียวกัน มักจะไม่มีปัญหาในการประสานงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร แต่กิจการอาจจะประสบปัญหาในการเก็บเงิน ทำให้ธุรกิจได้รับชำระเงินค่อนข้างล่าช้า
ข้อดี : 1. การบริหารสินเชื่อมีต้นทุนต่ำ
2. นโยบายสินเชื่อและการปฏิบัติการเป็นไปในทำนองเดียวกัน
3. บริหารบุคคลง่ายกว่า
4. ลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการประสานงาน
ข้อเสีย : 1. การตัดสินใจอาจล่าช้า เพราะต้องให้สำนักงานใหญ่เป็นผู้ตัดสินใจทุกเรื่อง
2. สูญเสียลูกค้าซึ่งต้องการสินเชื่อรวดเร็วหรือต้องการวงเงินสินเชื่อค่อนข้างน้อย
2. การบริหารสินเชื่อแบบกระจายอำนาจ (Decentralization) เป็นการบริหารงานที่มีการตั้งหน่วยงานย่อยหรือสาขาในเขตต่างๆ และมีการดำเนินงานที่เป็นอิสระไม่มากก็น้อย แล้วแต่ผู้บริหารว่าต้องการกระจายอำนาจมากน้อยแค่ไหน การจัดการบริหารเช่นนี้จะสามารถบริหารสินเชื่อได้อย่างมีประสิทธิผลรวมทั้งสามารถควบคุมการชำระเงินได้ รวมทั้งได้รับข้อมูลทางด้านสินเชื่อและเกิดการประสานงานที่ดีกับหน่วยงานในองค์กรได้ แต่อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ในการอบรมบุคลากร และจะต้องมีการแบ่งอำนาจหน้าที่ให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์กร
ข้อดี : 1. สามารถให้บริการลูกค้าได้ดี
2. การบริหารสินเชื่อได้ประสิทธิผลดี
3. ทำให้ธุรกิจได้รับชำระเงินเร็ว
4. ได้รับข้อมูลทางด้านสินเชื่อที่ดี
5. ควบคุมชำระหนี้ได้ดี
6. เกิดประสานงานที่ดีกับฝ่ายขาย
7. ความสามารถของเจ้าหน้าที่สินเชื่อพัฒนาได้รวดเร็ว
ข้อเสีย : 1. เสียค่าใช้จ่ายสูง
2. ต้องมีการอบรมบุคลากรในสายงาน
3. อาจเกิดการแบ่งอำนาจหน้าที่ไม่เหมาะสม
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการจัดสายงานของสถาบันการเงินและธนาคารพาณิชย์ เนื่องจากงานให้บริการทางด้านสินเชื่อนับว่าเป็นงานหลักของสถาบันการเงิน ดังนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องให้บริการทางด้านสินเชื่อที่มีประสิทธิภาพและเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ซึ่งจะมีการจัดแบ่งงานหน้าที่และความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่สินเชื่อแตกต่างกันออกไป
