หน้าที่หลักอย่างหนึ่งของฝ่ายสินเชื่อ ก็คือ การรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ ซึ่งเป็นหน้าที่สำคัญขั้นต้นในการจัดการสินเชื่อ เพื่อให้การวิเคราะห์สินเชื่อมีความถูกต้อง สะดวกและสมบูรณ์แบบ ข้อมูลสินเชื่อที่ครบถ้วนและเหมาะสม จะมีผลให้การวิเคราะห์สินเชื่อมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
จึงควรทำการศึกษาลักษณะของข้อมูลสินเชื่อ วิธีการและเทคนิคในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ ปัจจัยที่ใช้พิจารณาในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ การคัดเลือกข้อมูลสินเชื่อ ตลอดจนทราบถึงแหล่งที่มาของข้อมูลสินเชื่อ ตลอดจนการจำแนกแหล่งข้อมูลสินเชื่อเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์สินเชื่อให้มีประสิทธิภาพ
1. ระยะเวลาที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ
2. ลักษณะของข้อมูลสินเชื่อ
3. ปริมาณของข้อมูลสินเชื่อ
4. ความถูกต้องของข้อมูลสินเชื่อ
5. ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ
ข้อมูลสินเชื่อจะต้องเป็นข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถและความตั้งใจในการชำระหนี้ จึงต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น ซึ่งจะต้องใช้พิจารณาร่วมกันเพื่อให้เกิดมีความเหมาะสมและสอดคล้องกัน กล่าวคือ ข้อมูลสินเชื่อจะต้องมีปริมาณมากพอที่จะใช้ในการพิจารณาวิเคราะห์สินเชื่อ เพื่อลดความเสี่ยงภัยอันเกิดจากการตัดสินใจให้สินเชื่อได้ โดยจะต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วน และเพียงพอที่จะใช้พิจารณาถึงความเต็มใจและความตั้งใจ ตลอดจนความสามารถในการชำระหนี้ได้ รวมทั้งต้องระมัดระวังในเรื่องค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นในการรวบรวมข้อมูลว่าจะค้นหาและรวบรวมข้อมูลเองหรือว่าจ้างบุคคลภายนอกรวบรวมข้อมูล และที่สำคัญก็คือ ข้อมูลสินเชื่อที่ได้มานั้นต้องสามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจและวิเคราะห์สินเชื่อได้ ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้อีกด้วย
1. ความเป็นส่วนตัว ข้อมูลสินเชื่อเป็นรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับลักษณะต่างๆของลูกค้า เช่น ประวัติการชำระหนี้ การติดต่อกับสถาบันการเงินหรือฐานะการเงินของลูกค้า
ดังนั้น ฝ่ายสินเชื่อต้องไม่เปิดเผยความลับของลูกค้าให้บุคคลทั่วๆไปทราบ ยกเว้นต้องการ
แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันเพื่อประโยชน์ของลูกค้าเป็นหลักสำคัญ เพื่อไม่ให้ผิดหลักการของการบริหารสินเชื่อ
2. ความสมบูรณ์ ข้อมูลสินเชื่อจะต้องครบถ้วนทั้งปริมาณและคุณภาพ กล่าวคือมีทั้งข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น ฐานะการเงินของบริษัท, Statement (การเดินบัญชี) รายละเอียดของบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทต่างๆ ฯลฯ และข้อมูลเชิงคุณภาพ เช่น ประวัติส่วนตัว ความเป็นมา ผู้บริหาร ทัศนคติในการดำเนินธุรกิจ ฯลฯ เพื่อให้การวิเคราะห์สินเชื่อมีประสิทธิภาพและตัดสินใจในการบริหารสินเชื่อได้ถูกต้องครบถ้วนและเหมาะสม
3. ความทันสมัย ข้อมูลควรมีความถูกต้องใกล้เคียงกับสถานการณ์ในระหว่างการพิจารณาตัดสินใจให้สินเชื่อมากที่สุด ถ้าหากบางครั้งข้อมูลไม่เพียงพอ อาจจำเป็นต้องเสียเวลาหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประกอบการตัดสินใจให้ถูกต้องด้วย
4. ความรวดเร็ว ในสถานการณ์บางอย่างเป็นการติดต่อลูกค้าใหม่ อาจไม่จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับลูกค้ารายนั้นให้ครบถ้วนเสียก่อนจึงจะตัดสินใจให้สินเชื่อก็ได้ เพราะอาจจะทำให้สูญเสียโอกาสได้ลูกค้ารายใหม่ซึ่งอาจจะเป็นลูกหนี้ที่ดีในอนาคต ดังนั้น การตัดสินใจในเรื่องข้อมูลอาจต้องอาศัยความรวดเร็ว แต่ยังไม่สมบูรณ์มากนัก เพื่อให้ทันกับเหตุการณ์ตลอดจนต้องคำนึงถึงประเภทของสินเชื่อและลักษณะของลูกค้าแต่ละรายด้วยเช่นกัน
5. ความเกี่ยวเนื่องทางธุรกิจ ข้อมูลสินเชื่ออาจมีลักษณะเกี่ยวข้องกันทางธุรกิจ เช่น ธุรกิจรับเหมาก่อสร้างและธุรกิจปูนซีเมนต์ ฯลฯ การอาศัยข้อมูลซึ่งกันและกันโดยการแลกเปลี่ยนข้อมูลสินเชื่อระหว่างกัน จะทำให้ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าทั้ง 2 ประเภทได้ถูกต้องและเหมาะสม เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจให้สินเชื่อแก่ลูกค้า
6. ความประหยัดในการจัดหาธุรกิจ ค่าใช้จ่ายในการจัดหาข้อมูลสินเชื่อ จะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายๆ ประการ ดังนี้คือ
ก. ดูความเหมาะสมโดยการพิจารณาเปรียบเทียบระหว่างค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อและความถูกต้องของข้อมูลสินเชื่อ
ข. การกำหนดบุคคลที่มีหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลสินเชื่อ โดยฝ่ายสินเชื่อจะรวบรวมข้อมูลเอง หรือว่าจ้างบุคคลภายนอก (สถาบันรับจัดหาข้อมูล) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชำนาญ ประสบการณ์ของผู้รวบรวมข้อมูล ตลอดจนความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้รับมาเป็นสำคัญ
ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นว่า ข้อมูลสินเชื่อมีความสำคัญและเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการให้สินเฃื่อหรือการพิจารณาวิเคราะห์สินเชื่อ ดังนั้น การพยายามรวบรวมข้อมูลอย่างถูกต้องและครบถ้วน จะทำให้การวิเคราะห์สินเชื่อประสบผลสำเร็จ ซึ่งสามารถแบ่งข้อมูลสินเชื่อได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative) เป็นข้อมูลทางด้านประวัติ ชื่อเสียง คุณภาพ และความสามารถของผู้บริหารกิจการ โดยคำนึงถึง
ก. ความเอาใจใส่ในการดำเนินธุรกิจ พิจารณาว่าผู้บริหารสนใจเกี่ยวกับการขยายตัว หรือการเจริญเติบโตของผลการดำเนินงานของธุรกิจ (กำไร) หรือไม่ โดยวิธีเปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานในอดีตที่ผ่านมาหรือผลการดำเนินงานของคู่แข่งขันเป็นเกณฑ์
ข. วิสัยทัศน์ในการบริหารงาน พิจารณาว่าผู้บริหารให้ความสนใจในการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง และพัฒนาสินค้าใหม่ให้สอดคล้องและเหมาะสมกับความต้องการและการเปลี่ยนแปลงของลูกค้าหรือไม่ เพราะการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ (Research and Development R&D) จะนำไปสู่ความเจริญเติบโตแก่ธุรกิจในอนาคต
ค. วิธีการบริหาร ลักษณะและวิธีการบริหารมีรูปแบบ ระบบ และมีเหตุมีผลในการกำหนดวัตถุประสงค์ในการทำงาน และกำหนดวิธีการสำหรับแผนการดำเนินงาน นั่นคือ มีการกำหนดแผนงาน (Action Plan) ให้สอดคล้องและเป็นไปตามนโยบาย (Policy)
ง. ผลงานในอดีต ปัจจุบันตลอดจนแผนงานในอนาคต พิจารณาผลงานในอดีต ตลอดจนผลงานในปัจจุบัน เพื่อเป็นแนวทางในการวิเคราะห์และวางแผนสำหรับการดำเนินงานในอนาคต
2. ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขทั้งในอดีต ปัจจุบัน และแนวโน้มในอนาคตโดยใช้งบการเงินเป็นสำคัญ เพื่อให้ทราบถึงฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานที่เป็นตัวเงิน (กำหนดมูลค่า) ของผู้ขอสินเชื่อ ได้แก่
ก. งบดุล เป็นงบการเงินที่บอกให้ทราบถึงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วน คือ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น
ข. งบกำไรขาดทุน เป็นงบการเงินที่บอกให้ทราบถึงผลการดำเนินงานของกิจการ สำหรับงวดระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยการเปรียบเทียบรายได้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายในกิจการ
ค. งบกระแสเงินสด เป็นงบการเงินที่บอกให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของเงินสดที่หมุนเวียนภายในกิจการว่ามีที่มามาจากแหล่งใด และใช้ไปในรูปแบบใดบ้าง ตลอดจนเงินสดคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เนื่องจากในปัจจุบัน เงินสดจัดว่าเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดได้ ภายใต้สภาวะการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น
สำหรับงบการเงินซึ่งเป็นข้อมูลเชิงปริมาณทางด้านสินเชื่อจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง โดยอาจจะดูหมายเหตุประกอบงบการเงิน หรือบุคคลที่เป็นผู้สอบบัญชี รวมทั้งความคิดเห็นของผู้สอบบัญชี เป็นต้น
1. วัตถุประสงค์ในการขอสินเชื่อของผู้ขอสินเชื่อ ได้แก่ ประเภทสินเชื่อที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ การกำหนดวงเงินสินเชื่อให้เหมาะสมกับความต้องการ การผ่อนชำระ อัตราดอกเบี้ย หลักประกัน เป็นต้น
2. ข้อมูลในอดีตของผู้ขอสินเชื่อ ได้แก่ ประวัติความเป็นมา เงินทุนและเจ้าของ ตรวจสอบฐานะของลูกค้า บริษัทที่ผู้ขอสินเชื่อเกี่ยวข้อง คณะผู้บริหาร ความสัมพันธ์ด้านแรงงาน การวิเคราะห์งบการเงินในอดีต ทั้งในด้านงบดุลและงบกำไรขาดทุน
3. ข้อมูลปัจจุบันของผู้ขอสินเชื่อ ได้แก่ ปัญหาที่ผู้ขอสินเชื่อประสบอยู่ ความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าหนี้กับผู้ขอสินเชื่อในเรื่องของวงเงินที่ให้สินเชื่อ และวงเงินที่ขอสินเชื่อจากเจ้าหนี้รายอื่น
4. ข้อมูลเพื่อการพยากรณ์ฐานะกิจการในอนาคต อาจจะจัดทำโดยอยู่ในลักษณะของงบการเงินจำลอง ทั้งในรูปงบดุลและงบกำไรขาดทุน ซึ่งจะต้องอาศัยข้อมูลจากการวางแผน โดยใช้ประสบการณ์เท่าที่ผ่านมาของกิจการเป็นสมมติฐานในการจัดทำ เพื่อดูแนวโน้มผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ
เนื่องจากสินเชื่อแต่ละประเภทมีความแตกต่างกัน จึงจำเป็นที่จะต้องมีการจำแนกข้อมูลทั่วไปที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการพิจารณาและอนุมัติวงเงินสินเชื่อ เพื่อเป็นแนวทางในการรวบรวมข้อมูลของสินเชื่อแต่ละประเภท ได้แก่
1. ประเภทของลูกค้า กิจการจะต้องทำการพิจารณาว่านโยบายให้สินเชื่อจะเน้นหนักในเรื่องใด เช่น อัตราดอกเบี้ย หรือรูปแบบการให้บริการ
2. ประเภทของสินค้า พิจารณาจากราคาของสินค้าเป็นหลักสำคัญ
3. สภาพการแข่งขัน เปรียบเทียบกับคู่แข่งขันที่อยู่ในกิจการประเภทเดียวกัน ว่าจะให้ความสำคัญกับคุณภาพหรือการให้บริการ
4. ลักษณะและรายได้ของชุมชน ให้หลักเกณฑ์ในเรื่องลักษณะความเป็นอยู่และรายได้ของบุคคลนั้นๆ มีว่าความสามารถในการชำระหนี้หรือไม่
5. ขนาดของชุมชน ดูว่าเป็นชุมชนหรือเป็นสังคมขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก
6. ข้อจำกัดด้านเงินทุน พิจารณาว่าวงเงินที่จะให้สินเชื่อนั้นจะมาจากแหล่งเงินทุนประเภทใด
ข. ข้อมูลของสินเชื่อแบบผ่อนส่ง ในทางปฏิบัติจะมีสินเชื่อผ่อนส่งเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก เพื่อสนองตอบต่อความต้องการในสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆของผู้บริโภค
1. ความยืดหยุ่นของอุปสงค์ในสินเชื่อ ขึ้นอยู่กับอำนาจซื้อของผู้บริโภคว่า ถ้ามีอำนาจซื้อมาก ก็จะก่อให้เกิดการใช้จ่ายของผู้บริโภคสูง ซึ่งสินเชื่อจะสามารถสนองตอบต่ออำนาจซื้อที่จำกัดได้
2. แนวโน้มทางเศรษฐกิจ จะมีผลต่อระยะเวลากำหนดในการชำระหนี้
3. ความสามารถในการชำระหนี้ของผู้ซื้อ พิจารณาจากระดับรายได้เพื่อแสดงความสามารถในการชำระหนี้ ตลอดจนความตั้งใจและความเต็มใจในการชำระหนี้
4. ประเภทของสินค้า สินค้าที่มีมูลค่าสูง อายุการใช้งานนาน ก็จะมีการผ่อนชำระนานกว่าสินค้าที่มีมูลค่าต่ำและอายุการใช้งานสั้น
5. ปริมาณการซื้อสินค้า จำนวนหรือปริมาณของสินค้า ก็จะมีผลต่อการกำหนดระยะเวลาและจำนวนเงินที่ผ่อนชำระ
6. มูลค่าขายใหม่ ถ้าหากผู้ซื้อไม่ชำระเงินตามข้อตกลง ผู้ขายสามารถยึดสินค้าคืนมาได้ทันทียกเว้นว่ามูลค่าของสินค้านั้นค่อนข้างสูง ก็จะยืดระยะเวลาผ่อนชำระให้นานออกไปให้สอดคล้องกับมูลค่าของสินค้า
7. ความมั่นคงทางการเงินของผู้ขายผ่อนส่ง (มีเงินทุนหมุนเวียนเพียงพอ) คำนึงถึงฐานะทางการเงินและความสามารถในการจัดหาเงินทุนมา เพื่อรองรับระดับปริมาณการปล่อยสินเชื่อของลูกหนี้ได้โดยรวมทั้งหมด
ค. ข้อมูลสินเชื่อของสถาบันการเงิน สถาบันการเงินพิจารณาการให้เงินกู้ จากข้อมูลเหล่านี้
1. งบการเงิน ทั้งที่เป็นงบการเงินของผู้ขอสินเชื่อ และงบการเงินของคู่แข่งขันใน
อุตสาหกรรมเดียวกัน ถ้าหากพอจะจัดหาได้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการเปรียบเทียบ
2. รายงานการสัมภาษณ์ลูกค้า และบันทึกจากการติดต่อโดยตรงกับลูกค้า เพื่อเป็นการตรวจสอบความเป็นจริงและความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับมา
3. รายงานจากสถาบันการจัดหาข้อมูล อาจมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง จึงต้องเปรียบเทียบระหว่างค่าใช้จ่ายและความถูกต้องทันเวลาของข้อมูล
4. ข้อมูลจากสถาบันการเงินอื่น
5. ข่าวสารอื่นๆ เช่น หนังสือพิมพ์ หรือวารสารต่างๆ เป็นต้น
1. สัมภาษณ์โดยตรง
- ณ ที่ทำการของผู้ให้สินเชื่อ เกิดขึ้นในกรณีที่ผู้ขอสินเชื่อมาติดต่อกับฝ่ายสินเชื่อด้วยตนเอง ซึ่งนอกจากจะได้รับทราบถึงสถานการณ์โดยทั่วไปของผู้ขอสินเชื่อ เช่น ฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน การบริหารและการจัดการแล้ว ยังจะได้รับทราบถึงลักษณะและคุณสมบัติต่างๆของผู้ขอสินเชื่ออีกด้วย
- ณ ที่ทำการของลูกค้าซึ่งเป็นผู้ขอสินเชื่อ เกิดขึ้นในกรณีที่ผู้ให้สินเชื่อไปเยี่ยมเยียนหรือตรวจสอบทำเลที่ตั้งกิจการหรือโรงงานของลูกค้า เพื่อให้ทราบถึงการดำเนินงานที่แท้จริงว่าเป็นไปตามที่แจ้งไว้หรือระบุไว้ในใบคำขอสินเชื่อหรือไม่ อย่างไร
2. รายงานสินเชื่อ จะแสดงให้เห็นถึงข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ขอสินเชื่อ เช่น ความสามารถในการดำเนินธุรกิจทั้งในด้านการจัดการและวิธีปฎิบัติงาน ลักษณะ อุปนิสัย และชื่อเสียงของผู้บริหารองค์กร แหล่งเงินทุน ตลอดจนบุคคลอ้างอิงของผู้ขอสินเชื่อ ซึ่งจะต้องพิจารณาถึงคุณภาพ ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของรายงานสินเชื่อมักจะใช้ในกรณีดังต่อไปนี้
- เป็นลูกค้ารายใหม่
- กิจการขนาดเล็ก
3. ข้อมูลจากทนายความ/สำนักกฎหมาย เกิดขึ้นในกรณีที่ผู้ให้สินเชื่อต้องการทราบกรรมสิทธิ์ในสินทรัพย์ของผู้ขอสินเชื่อซึ่งจะทำได้โดยการ
- ตรวจสอบนิติกรรม สัญญา และจัดทำรายงานมูลค่าสินทรัพย์ของผู้ขอสินเชื่อ
- ตีราคาสินทรัพย์ตามมาตรฐานหลักการบัญชีที่กิจการใช้อยู่
4. ข้อมูลจากนักบัญชี ควรจะเป็นงบการเงินที่ได้รับการรับรองจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เพื่อให้ข้อมูลดังกล่าวนั้นน่าเชื่อถือ และมีความถูกต้อง เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการวิเคราะห์สินเชื่อต่อไป
5. ข้อมูลจากธนาคารอื่นๆ หรือผู้ให้สินเชื่อรายอื่นๆ ที่ผู้ขอสินเชื่ออ้างอิงถึง ซึ่งถ้าหากอาศัยความคุ้นเคยและการรู้จักชอบพอเป็นการส่วนตัวแล้ว ก็อาจจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและเหมาะสมเพื่อใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์และพิจารณาสินเชื่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยกตัวอย่าง เช่น
- Statement ของลูกค้าในปัจจุบัน
- การเดินบัญชีเงินฝากเดินสะพัดของลูกค้า
- วงเงินสินเชื่อที่ลูกค้ามีอยู่แล้ว
6. อื่น ๆ
- บริษัทประกันภัย อาจจะให้ข้อมูลได้ในเรื่องของลักษณะและมูลค่าของหลักประกัน เพื่อใช้ในการป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น
- เอกสารตีพิมพ์ มักจะเป็นรายงานการวิเคราะห์ภาวะอุตสาหกรรมที่ลูกค้าหรือผู้ขอสินเชื่อกำลังดำเนินการอยู่ว่าจะมีผลกระทบเพียงใดต่อกิจการของลูกค้า
1. บริการจัดหาและวิเคราะห์ข้อมูล อาจจะเป็นการให้บริการข้อมูลสินเชื่อโดยทั่วไปหรือสินเชื่อเฉพาะประเภท เพื่อให้สามารถได้รับข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงิน วิธีการดำเนินงาน วิธีการบริหารงาน ตลอดจนโครงสร้างขององค์กร ซึ่งจะใช้วิธีสอบถามทางไปรษณีย์ หรือสิ่งพิมพ์ต่างๆ
2. บริการแลกเปลี่ยนข้อมูล อาจจะเป็นในเรื่องของการแลกเปลี่ยนประสบการณ์หรือรายละเอียดที่ลูกค้าเคยติดต่อด้วย เพื่อใช้ประสบการณ์ที่ผ่านมาเป็นสมมติฐานหรือเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานในอนาคต
ก. ข้อมูลไม่ละเอียดตรงตามความต้องการ เนื่องจากข้อมูลสินเชื่อบางครั้งยังคงเป็นความลับ คือเปิดเผยให้บุคคลอื่นทราบไม่ได้ จึงจำเป็นที่จะต้องอาศัยเทคนิคหรือความสามารถของผู้วิเคราะห์สินเชื่อเพื่อให้ได้ข้อมูลนั้นๆ มาประกอบการพิจารณาและการวิเคราะห์สินเชื่อ
ข. งบการเงินไม่น่าเชื่อถือ กิจการบางแห่งมีการจัดทำงบการเงินขึ้นหลายๆ ฉบับ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการใช้งบการเงินของบุคคลฝ่ายต่างๆ เช่น งบการเงินภายใน หรืองบการเงินที่นำเสนอต่อสาธารณชน เป็นต้น
ค. สถาบันจัดหาข้อมูลมีน้อยไม่ค่อยแพร่หลาย และไม่ค่อยเป็นที่นิยมมากนัก เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวล้ำหน้าไปมาก กิจการสามารถจัดหาข้อมูลได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น Internet Web Site เป็นต้น
ง. เจ้าหนี้รายอื่นไม่ให้ข้อมูล ซึ่งอาจจะมีสาเหตุมาจากการแข่งขันระหว่างเจ้าหนี้หรือผู้ให้สินเชื่อด้วยกันเอง
จ. ลูกค้าไม่เข้าใจในระบบข้อมูลดีพอ จึงไม่ให้ความร่วมมือ ทำให้ข้อมูลที่ได้รับมาไม่เพียงพอหรือทำให้ผลการวิเคราะห์ผิดพลาดได้ จากความไม่สมบูรณ์ของข้อมูลที่ได้รับมา
1. แหล่งข้อมูลทางตรง สามารถเก็บข้อมูลได้โดยตรงจากลูกค้า
1.1 ใบคำขอสินเชื่อ เป็นแหล่งแรกของข้อมูลที่จะได้รับจากลูกค้าโดยตรง
1.2 ความเห็นของผู้บริหารสินเชื่อ เป็นความรู้สึกที่ฝ่ายสินเชื่อมีต่อลูกค้าที่มาขอ
สินเชื่อถือเป็น First Impression
1.3 บันทึกเกี่ยวกับลูกค้า เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับประวัติ การติดต่อของลูกค้า ตลอดจนลักษณะในการชำระหนี้เท่าที่ผ่านมาในอดีต
1.4 การสัมภาษณ์ผู้ขอสินเชื่อ เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นโดยตรงจากการพบปะระหว่างผู้ขอสินเชื่อและเจ้าหน้าที่สินเชื่อ เป็นการตรวจสอบข้อเท็จจริงว่าเป็นไปตามที่ผู้ขอสินเชื่อได้ระบุในใบคำขอสินเชื่อหรือไม่ อย่างไร
1.5 การเยี่ยมโรงงานที่ทำการของลูกค้า เป็นการสำรวจทำเลที่ตั้งโรงงานหรือที่ทำการของผู้ขอสินเชื่อ
1.6 งบการเงิน เป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญของการวิเคราะห์สินเชื่อ
1.7 จดหมายโต้ตอบกับลูกค้า เป็นข้อมูลที่ทำให้ฝ่ายสินเชื่อทราบข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับลูกค้า ผู้ขอสินเชื่อ กรณีที่ลูกค้าผู้ขอสินเชื่อไม่สะดวกในการติดต่อพบปะกับเจ้าหน้าที่สินเชื่อโดยตรง
2. แหล่งข้อมูลทางอ้อม สามารถเก็บข้อมูลได้จาก
2.1 ธนาคาร เป็นแหล่งข้อมูลจากธนาคารที่ลูกค้าอ้างอิงถึง เพราะถือว่าผ่านการ กลั่นกรองจากธนาคารอื่นมาแล้ว
2.2 วงการค้า เป็นแหล่งข้อมูลที่ลูกค้าอ้างอิงเพื่อจะได้ทราบประวัติการติดต่อกับธุรกิจอื่นๆ
2.3 แหล่งรับจัดหาข้อมูล เป็นสถาบันที่รับจัดหาข้อมูลสินเชื่อ เป็นหน่วยงานของบุคคลภายนอกองค์กร
2.4 สำนักงานกฎหมายทนายความ เป็นแหล่งข้อมูลที่ตรวจสอบเกี่ยวกับคดีความทางด้านสินเชื่อที่ฟ้องร้องกันอยู่ในปัจจุบัน
2.5 รายงานต่อสาธารณชน เช่น เอกสาร ประกาศหนังสือพิมพ์ รายงานประจำปี ฯลฯ
2.6 ข่าวสารทางการค้า เช่น รายงานจากสมาคมการค้า
2.7 อื่นๆ เช่น บริษัทประกันภัย ผลงานวิจัยของสถาบันการศึกษา เป็นต้น
เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบสินเชื่อว่าสามารถที่กำหนดภาพและสถานะทางการเงินของลูกค้าได้ กิจการจำเป็นที่จะต้องค้นหาข้อมูลจากหลายๆ แหล่งด้วยกัน ดังต่อไปนี้ คือ
1. แหล่งข้อมูลที่ลูกค้าอ้างอิง References provided by the Customer
2. แหล่งข้อมูลที่ธนาคาร/สถาบันการเงินอ้างอิง Bank References
3. แหล่งข้อมูลทางการค้า Trade References
4. แหล่งข้อมูลจากผู้ผลิตรายอื่นๆ ที่ลูกค้าอ้างอิง Suppleirs quoted by customer
5. คู่แข่งขัน Competitors
6. สำนักงานตัวแทนในการตรวจสอบสินเชื่อ Credit Reporting Agencies
7. รายงานประจำปีและรายงานระหว่างกาล Company annual & interim Reports
8. ข้อคิดเห็นของสื่อมวลชน Press Comment
9. ข้อมูลทางการเงินในอดีตของบริษัท Historic financial data on companies
10. ความคิดเห็นของตลาดหลักทรัพย์ Stock Exchange Opinion
11. ข้อมูลจากหนังสือจดทะเบียนบริษัท Companies Registry
12. ข้อมูลทางบัญชีและการเงิน Company Accounts
1. ค่าใช้จ่ายในการรวบรวมข้อมูล
2. ความถูกต้องแม่นยำ
3. ความน่าเชื่อถือของแหล่งข้อมูล
4. วิจารณญาณในการเลือกข้อมูล
5. ความเสี่ยง
การบริหารสินเชื่อจะประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่ธุรกิจกำหนดหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากรทางด้านสินเชื่อทุกระดับ ดังนั้น การคัดเลือกบุคคลที่มาทำหน้าที่ทางด้านสินเชื่อจะต้องมีการพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน รวมถึงต้องมีการพัฒนาบุคลากรทางด้านสินเชื่อด้วยวิธีการฝึกอบรมต่างๆ
เราสามารถแบ่งประเภทของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับงานสินเชื่อ ได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. ผู้บริหารสินเชื่อ จะต้องมีคุณสมบัติในเรื่องต่างๆ ดังนี้
1) ภูมิหลัง (Background) คือ ต้องมีความรู้ในด้านต่างๆ เช่น บัญชี กฎหมาย การเงิน เศรษฐศาสตร์ เป็นต้น
2) จิตใจเป็นนักวิเคราะห์ (Analytical Mind) สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นและปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสม
3) ความตั้งใจแน่วแน่ (Thoroughness) มีความอดทน อดกลั้น และมีความตั้งใจในการทำงานด้านสินเชื่อขององค์กร
4) ความกระตือรือล้น (Alertness) ตั้งใจค้นหาข้อมูลใหม่ๆ มีการ Update ข้อมูลอยู่เสมอ และพยายามหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประโยชน์ต่อการบริหารสินเชื่อ
5) ไหวพริบ (Tact) มีความเฉลียวฉลาดทันคน ในเรื่องการรับสถานการณ์และแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้
6) ความหนักแน่น (Firmness) ตัดสินใจด้วยเหตุและผล รวมทั้งยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
7) ความซื่อสัตย์ (Honesty) ไม่นำความลับของลูกค้าไปเปิดเผยให้บุคคลอื่นทราบ รักเกียรติในงานของตนเอง มีคุณธรรมในการปฏิบัติหน้าที่
ผู้บริหารสินเชื่อ สามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ระดับคือ
1. ผู้บริหารด้านสินเชื่อทั่วไป เป็นตำแหน่งสูงสุดในงานบริหารสินเชื่อ และรายงานโดยตรงต่อคณะกรรมการบริหาร โดยมีหน้าที่วางนโยบายทางด้านสินเชื่อ และบริหารสินเชื่อด้านต่างๆ เพื่อให้เกิดผลดีแก่การดำเนินธุรกิจ ต้องเป็นผู้ที่มีความสนใจและตั้งใจจริง มีความซื่อสัตย์ มีลักษณะความเป็นผู้นำ และต้องมีประสบการณ์ในการทำงานด้านสินเชื่อเป็นเวลานานไม่น้อยกว่า 10 ปี
2. ผู้ช่วยผู้บริหารสินเชื่อทั่วไป มีหน้าที่ช่วยวางนโยบายการบริหารสินเชื่อและกำหนดการปฏิบัติงานตามนโยบายในระดับงานย่อยๆ ลงมา ซึ่งจะต้องมีการประสานงานเป็นอย่างดีกับผู้บริหารด้านสินเชื่อทั่วไป แต่จะพิจารณาในรายละเอียดย่อย เช่น ขยายวงเงินสินเชื่อ วางแผนและอนุมัติเกี่ยวกับการบริการลูกค้าและจัดหาพนักงานสินเชื่อ ต้องมีความซื่อสัตย์ มีความสามารถในการบริหารจัดการ และมีประสบการณ์ในด้านสินเชื่อมาอีกด้วย
3. ที่ปรึกษาด้านสินเชื่อ มีหน้าที่ให้คำแนะนำและช่วยเหลือผู้บริหารสินเชื่อในปัญหาเกี่ยวกับการจัดการสินเชื่อกรณีต่างๆ แต่จะไม่มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับลูกค้าทั้งสิ้น เป็นผู้รวบรวมข้อมูล ทำการวิจัย ประเมินผลเกี่ยวกับธุรกิจหรืออุตสาหกรรมที่จะเป็นผลดีในการปฏิบัติงานสินเชื่อ ควรมีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับงานที่มีความเกี่ยวข้องกับสินเชื่อ เพียงพอที่จะให้คำปรึกษาแก่ผู้ปฏิบัติงานด้านสินเชื่อได้
4. ผู้บริหารสินเชื่อระดับหน่วยงานย่อย ทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานด้านสินเชื่อให้เป็นไปตามนโยบายของธุรกิจ มีหน้าที่ดำเนินงานด้านสินเชื่อ เลือกบุคคลเพื่อปฏิบัติหน้าที่ต่างๆ ด้านสินเชื่อ ให้สินเชื่อ เก็บรวบรวมข้อมูลเสนอผู้บริหารระดับสูง เพื่อประโยชน์ในการกำหนดนโยบายและแผนงาน ฝึกอบรมพนักงานและให้คำแนะนำในการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานด้านสินเชื่อ
5. ผู้ปฏิบัติงานสินเชื่อหรือเจ้าหน้าที่สินเชื่อ มีหน้าที่ในการติดต่อกับลูกค้าทั้งด้านการปล่อยสินเชื่อและการเรียกชำระหนี้ ไม่มีหน้าที่เกี่ยวกับงานด้านบริหาร แต่จะทำหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับสินเชื่อสำหรับลูกค้าที่มาติดต่อ สำรวจข้อมูลเกี่ยวกับสินเชื่อ ติดตามผลการพิจารณาสินเชื่อของลูกค้าแต่ละรายว่าได้รับอนุมัติหรือไม่ การกำหนดวงเงินสินเชื่อ แนะนำลูกค้าเกี่ยวกับระยะเวลาการชำระหนี้คืน หลักทรัพย์ค้ำประกัน การเก็บหนี้เมื่อครบกำหนด
ดังนั้น การคัดเลือกผู้ปฏิบัติงานสินเชื่อหรือเจ้าหน้าที่สินเชื่อ ควรที่จะมีการคัดเลือกอย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้บุคคลที่เหมาะสมในการเป็นเจ้าหน้าที่สินเชื่อที่ดี และสามารถฝึกอบรมเพิ่มเติมให้เป็นผู้บริหารสินเชื่อต่อไปได้ในอนาคต
2. เจ้าหน้าที่สินเชื่อ Credit officers (CO) หรือ Lending Officers (LO) หมายถึงบุคคลที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานสินเชื่อของธุรกิจ ความสามารถของเจ้าหน้าที่สินเชื่อจะมีผลกระทบต่อความสำเร็จของการบริหารสินเชื่อ ดังนั้น เจ้าหน้าที่สินเชื่อที่ดี จึงควรที่จะต้องมีความรับผิดชอบต่อธุรกิจที่ตนปฏิบัติงาน ต่อสังคม ต่อลูกค้าและต่อผู้บังคับบัญชา
ต่อธนาคาร : เลือกโครงการที่ดีซึ่งเมื่อได้กำหนดวงเงินกู้ไปแล้ว
ลูกค้าสามารถชำระหนี้คืนได้ภายในเวลาที่กำหนดไว้
ต่อสังคม : กระจายวงเงินสินเชื่อของธนาคารไปสู่ส่วนต่างๆของสังคม แต่ต้องไม่เน้นในอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่งโดยเฉพาะ เพื่อป้องกันความเสี่ยงอันอาจเกิดขึ้นกับอุตสาหกรรมนั้นๆ
ต่อลูกค้า : ให้คำปรึกษาทางด้านการเงินโดยการแนะนำลูกค้ารายหนึ่งให้ติดต่อทำการค้ากับลูกค้าอีกรายหนึ่ง
ต่อผู้ใต้บังคับบัญชา : มีการฝึกอบรม (On the job training) เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ในงานด้านอื่นๆ ขององค์กร เพื่อโอกาสในความก้าวหน้าในการงานต่อไปในอนาคต
คุณสมบัติของเจ้าหน้าที่สินเชื่อ
เนื่องจากเจ้าหน้าที่สินเชื่อมีหน้าที่และความรับผิดชอบค่อนข้างจะแตกต่างจากเจ้าหน้าที่ด้านอื่นๆ ภายในองค์กรธุรกิจ จึงจำเป็นที่จะต้องมีการคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับการปฏิบัติงานทางด้านสินเชื่อ ดังนั้นธุรกิจจึงต้องมีการกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ที่สำคัญของเจ้าหน้าที่สินเชื่อดังนี้ คือ
1. พื้นความรู้
2. การวางแผน
3. ความรู้ทางด้านภาษาต่างประเทศ
4. มีหัวการค้า
5. มีบุคลิกภาพและความสามารถในการแก้ปัญหา
6. หาข้อมูล และวิเคราะห์
7. นำเสนอ
8. ชอบงานและซื่อสัตย์
1. พื้นความรู้ เจ้าหน้าที่สินเชื่อที่ดี ควรจะมีความรู้ในด้านต่างๆ เช่น บัญชี การเงิน เศรษฐศาสตร์ การจัดการและการบริหาร การตลาด กฎหมายเชิงพาณิชย์ ซึ่งอาจจะเรียนรู้เพิ่มเติมได้โดยการฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอกหรือจากประสบการณ์ (On the Job Training) ก็ได้ โดยใช้ความรู้ด้านต่างๆ ในการวิเคราะห์สินเชื่อ และจัดทำงบการเงินจำลอง เพื่อศึกษาและประเมินฐานะทางการเงินตลอดจนผลการดำเนินงานของผู้ขอสินเชื่อ โดยอาศัยข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาเป็นสมมติฐานในการจัดทำ
2. การวางแผน เจ้าหน้าที่สินเชื่อต้องศึกษาข้อมูลและวางแผนรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ขอสินเชื่อ เพื่อให้ประหยัดเวลาในการเจรจาสินเชื่อและทำให้การตกลงสินเชื่อเป็นไปได้อย่างราบรื่น รวมทั้งต้องมีการติดตามงานสินเชื่อที่ดีอีกด้วย
3. ความรู้ทางด้านภาษาต่างประเทศ ในปัจจุบันจะเห็นว่า ทั่วโลกมีการติดต่อการค้าระหว่างกัน ทำให้เกิดการพัฒนาทางด้านเศรษฐกิจ จึงมีความจำเป็นที่เจ้าหน้าที่สินเชื่อควรจะมีความรู้ทางภาษาต่างประเทศเพื่อให้เหมาะสมและสอดคล้องในกรณีที่ลูกค้าผู้ขอสินเชื่อเป็นชาวต่างประเทศ หรือกรณีที่ธุรกรรมของลูกค้าจำเป็นต้องอาศัยสินเชื่อต่างประเทศ
4. การมีหัวการค้า เนื่องจากรายได้หลักที่จะได้รับการให้สินเชื่อ คือ อัตราดอกเบี้ยที่ตกลงกันระหว่างผู้ให้สินเชื่อและผู้ขอสินเชื่อ ดังนั้น เจ้าหน้าที่สินเชื่อจะต้องทราบต้นทุนของเงินกู้ที่จะปล่อยสินเชื่อว่าอยู่ในระดับใด เพื่อที่จะได้สามารถต่อรองกับผู้ขอสินเชื่อได้ อันนำซึ่งประโยชน์สูงสุดแก่หน่วยงานของตน
5. มีบุคลิกภาพและความสามารถในการแก้ปัญหา ควรเป็นบุคคลที่มีอารมณ์มั่นคง มีความเป็นกันเอง เป็นผู้นำ ตัดสินใจได้ดี มีวิจารณญาณในการพิจารณาและสามารถแก้ปัญหาต่างๆ ได้ สามารถสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าได้ และสามารถอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจและพอใจได้ รวมถึงต้องมีความสามารถในการปรับตัว มีความสนใจศึกษาและติดตามภาวะเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ที่จะมีส่วนช่วยให้การปฏิบัติงานด้านสินเชื่อมีประสิทธิภาพ
6. หาข้อมูลและวิเคราะห์ เจ้าหน้าที่สินเชื่อต้องรู้จักแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ และสามารถบอกแหล่งของข้อมูลนั้นๆ ได้ รวมทั้งสามารถวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ที่ได้รับมา
7. การนำเสนอ สามารถนำเอาข้อมูลที่รวบรวมมาได้และเกี่ยวข้องกับงานสินเชื่อมา จัดทำรายงานเพื่อนำเสนอ รวมทั้งรายงานผลการวิเคราะห์สินเชื่อต่อผู้บริหารองค์กรให้เข้าใจได้
8. ชอบงานและซื่อสัตย์ เจ้าหน้าที่สินเชื่อควรจะเป็นบุคคลที่มีไหวพริบดี ฉลาดทันคน และที่สำคัญต้องมีความซื่อสัตย์ต่องานของตนเอง เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านสินเชื่อเป็นไปอย่างถูกต้อง
1. ขาดบุคลากรที่เหมาะสมและมีประสบการณ์
2. ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสูง
3. ขาดนโยบายในการให้สินเชื่อที่ชัดเจน
4. มีการจำกัดอำนาจในการปล่อยสินเชื่อ